Görev, Yetki ve Sorumluluk

Görev Tanımı:

Sakarya Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkeler doğrultusunda; Genel Sekreterlik Yazı İşleri Şube Müdürlüğünün vizyonu ve misyonu çerçevesinde, görev alanı ile ilgili tüm iş/işlemlerin ve  faaliyetlerin; etkili ve verimli şekilde yürütülmesine yönelik çalışmalar yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine etmek ve denetlemektir. Müdürlük bünyesinde sürdürülen tüm iş akışlarını, görev tanımlarını belirlemek, güvenli ve huzurlu iş ortamı oluşturarak, yapılan işlerin kontrolünü ve denetlenmesini sağlamaktır. Müdürlüğün sorun ve gereksinimlerini üst birimlere bildirerek mevzuatta belirtilen şekilde çözümlenmesini sağlamaktır.

Birimin Sorumluluğunda Yürütülen İş ve İşlemler :

• Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları tarafından sevk edilen kurum içi ve dışı yazışmalar,
• Üniversite ve bağlı birimler arasında ( akademik- idari ) resmi yazışma kurallarının mevzuatına uygun olarak uygulanmasını, bilgi, belge alışverişini hızlı, sağlıklı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini koordine etmek,
• Kurumun evrak akış işlemlerini yürütmek: Kuruma dışardan gelen evrakların ilk kaydını yapmak, Genel Sekreter ve Rektörlük Makamınca ilgili birimlere havalesini sağlamak, Evrakın ilgili birimlere zimmetle teslimini yerine getirmek.
• Gelen-Giden evrakların sınıflandırılması, kayıtlanması ve en kısa sürede ilgili birimlere ulaştırılmasının sağlanması,
• Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurullarında alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak,
• Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunun kararlarını Üniversiteye bağlı birimlere iletmek,
• Genel Sekreterlik Biriminde görevli personelin izinlerini takip etmek, hastalık onaylarını çıkarmak, Personel Daire Başkanlığına bildirimlerini yapmak.

Yazı İşleri Şube Müdürünün Görevleri :

• Müdürlük personeli arasında iş bölümünü sağlar, gerekli denetimi ve gözetimi yapar,
• Hizmetin gerçekleştirilmesinde personele yazılı ve sözlü görevler vererek, görevlerin takibini yapmak,
• Yapılacak yazışmaları kontrol etmek, paraf etmek ve üst yöneticilere sunmak,
• Müdürlük personelinin izinlerini işleyişi aksatmayacak şekilde düzenlemek,
• Personelin işlerini daha verimli, etkin ve kaliteli yapmalarını sağlayacak, beceri ve deneyim kazanmaları için sürekli gelişme ve iyileştirme fırsatlarını yakalayabilmelerine olanak tanımak,
• Personelin sorunlarını tespit ederek, çözüme kavuşturmak, gerektiğinde üst yöneticilere iletmek,
• Personel arasında koordinasyon sağlamak, mevzuatta verilen görev ve yazışmaları zamanında eksiksiz olarak yaptırmak,
• Personelin teknolojik gelişime ve kurumsal iletişime açık, evrensel değerlere ve insan haklarına saygılı olarak, etik anlayışına uygun şekilde hizmet vermesini sağlamak,
• Görevleriyle ilgili toplantılara katılmak,
• Hizmetlerin geliştirilmesi yönünde uygulamada karşılaşılan sorunları ortadan kaldıracak tekliflerde bulunmak,
• Müdürlükte kullanılan malzemelerin talimatlara uygun olarak kullanılmasını ve korunmasını sağlamak,
• Tasarruf ilkeleri çerçevesinde Müdürlüğün fiziki donanımı ile personelin etkili, etkin ve malzemelerin ekonomik olarak kullanılmasını sağlamak,   
• Rektör, Rektör Yardımcıları, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
• Yukarıdaki iş ve işlemlerin ilgili personel tarafından yerine getirilmesini sağlamak,

Yazı İşleri Şube Müdürünün Yetkileri :

• Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak,
• Faaliyetlerin gerektirdiği her türlü araç, gereç ve malzemeyi kullanabilmek,
• İmza yetkisine sahip olmak,
• Yazışmalarda paraf atmak, personelin izinlerini onaylamak,
• Emrindeki personele iş verme, yönlendirme, yaptıkları işi kontrol etme, düzeltme, gerektiğinde uyarma yetkisine sahip olmak.